IT技術が発達し、私たちの仕事の生産性は格段に向上しました。現在、どこの会社でもパソコンを導入しており、パソコンなしでの業務は考えられないぐらいまでになっているかと思います。尚、新しいITツールやWEBサービスは続々とリリースされており、そういったツールをうまく取り入れていくことでさらに作業効率化が可能です。
今回は、導入をすることで作業効率化が望めるITツールやWEBサービスを４つ紹介したいと思います。お伝えをするツールについてはすでにご存知の方もいるかもしれませんが、会社で導入をした際にどのようなメリットが得られるかも説明するので、その点を参考にしてみて下さい。
分野別！作業効率化に役立つITツールやWEBサービスを４つご紹介します！
リアルタイムコミュニケーション :?スカイプ(SKYPE)
無料/有料プランあり
https://www.skype.com/ja/
スカイプはIP電話やチャットができる非常に有名なツールです。スカイプについてはたくさんの方がすでにご存じだと思いますので、ここではスカイプを社内に導入した際のメリットをお伝えします。
・報連相（ほう・れん・そう）の時間短縮
スカイプを社内に導入した際の最大のメリットはこの点だと思います。スカイプのチャット機能でメッセージを送った際、相手は即答で返信をくれることが多く、コミュニケーションの時間短縮ができ、作業効率化が見込めます。
仮にスカイプではなく通常のメールでやり取りをした場合、メールの形式で文字を打つ時間も掛かるし、受けっとた相手がメールに気づかず、すぐに返信をしてくれないかもしれません。そういった時間のロスをスカイプでは改善できます。
また、社内でスタッフ間でやり取りをする際、たいしたことではないがちょっと確認をとりたいことは多々あるかと思いますが、そういった時にスカイプですと、チャット機能で気軽にメッセージを送ることができます。
・グループチャット機能がとても便利
スカイプにはグループチャット機能というものがあり、グループに入っている中の１人のスタッフが送ったメッセージを、グループ全体で共有することができます。例えば、グループチャットで上長が朝礼の代わりに共有事項などを送ることが可能です。他には、知らないお客さんから電話が入った場合、グループ内にメッセージを送り、誰がこのお客の担当か確認をとることが可能です！
・電話より確実
リアルタイムのコミュニケーションする方法では電話が一番一般的ですが、たくさんの要件を相手に伝える場合は、スカイプのチャット機能で文章にして送ったほうが正確に伝わるというメリットがあります。スカイプはスマートフォン用のアプリもあり、仮に担当者が外出をしていても、相手は電話機で即座にメッセージを確認できます。
タスク・プロジェクト管理サービス :?ジョートー（JOOTO）
無料/有料プランあり
JOOTO（ジョートー）は約30,000社の導入実績があるタスク・プロジェクト管理サービスです。日本の有名IT企業などでも使用されている管理ツールです！JOOTO（ジョートー）には下記の機能があり、作業効率化と可視化が可能です。
・ドラッグ＆ドロップでタスク管理
まず、タスクをグループで共有ができ、ひとつの画面上でチームのタスク・スケジュール把握が一目で分かります。ジョートーが使いやすいと思った点は、管理画面が見やすく「To do list」「進行中」「完了」にある各タスクをドラッグ＆ドロップで移動できる点です！
・To do listをみんなで共有できる
グループで今後何をしなければいけないのかを共有ができます。例えば、マネージャーが新規受注に伴う新しいTodoリストを作成したり、社内SEのスタッフがオンライントレーニングの告知や、システムアップデートの告知などでTodoリスト作成し、グループで共有をすることができます。
・ガントチャートで期限を把握
工程管理や生産管理でよく使われるガントチャート機能を利用することできます（有料）。締切日やタスクの進捗具合を違う視点で把握することが可能です！
スケジュール共有＆会議室予約管理 :?Google カレンダー
無料/有料プランあり
Googleにはgmailの他にカレンダー機能があり、スケジュールを記載できる機能があります。また、そのスケジュール特定の人に簡単に共有することができます。スケジュール共有をするに際してのメリットは下記の通りです。
・カレンダーを組織のすべてのユーザーと一度に共有できる
職場や組織アカウントで Google カレンダーを利用している場合、一度に組織のすべてのユーザーと共有することが可能です。なので、スタッフの数が多い時なでも一度で共有が可能となります。例えば、社内行事などが記載された共有などが簡単に行えるようになり作業効率がアップします！
・グループを指定してカレンダーを共有できる
自分が指定したユーザーだけにカレンダーを共有することができます。なのでグループ同士間のみで気軽にスケジュール共有ができます。
・会議室予約管理で使える
会議室予約管理用のカレンダーを作成し社内全体で共有すれば、会議室予約管理システムとして使用することできます！
ファイル共有 &共同作業 : ドロップボックス（Dropbox）
無料/有料プランあり
https://www.dropbox.com/ja
Dropboxはオンラインストレージとして非常に有名なツールでご存知の方も多い方と思います。私も名前はずっと前から知っていたのですが、実際に会社で使用することになりDropboxの便利さを実感しました。Dropboxを使いこなすことで作業効率は格段にアップします！下記がメリットとなります。
・共同作業が管理しやすい機能がある
個人のPCで更新をしたファイルはグループの共有フォルダ内で自動同期され、違うユーザーがファイルを開く際は、常に最新の状態になっています。また、ファイルには更新履歴が残るようになっており、次回に違うユーザーがファイルを開いた際は、誰が以前にファイルを更新したかなどの確認ができます。
・自動のバックアップ＆ファイルのバージョン履歴機能
誰かが誤ってファイルを保存してしまったり削除してしまった際、ファイルの過去の更新履歴（Revision）からファイルを復元することなどが可能です！（無料版はファイルを保存した時から30 日間は保存してくれるそうです）。Dropboxをうまく利用すれば、社内の物理的な共有サーバーをなくすことができ、尚且つバックアップなどの心配がなくなるので、管理リソースの削減＝作業効率化に結びつくかと思います。
以上が分野別の作業効率化のUPが期待できる人気のITツールやWEBサービスとなります。今回お伝えをしたツールやサービスは実績のあるものばかりですので、企業の用途でも安心して利用ができると思います。賢くITサービスを活用して社内の作業効率に役立てて頂けましたら幸いです！
